Система обліку пального (СОП) — це технічне та програмне рішення, що робить кожен літр «видимим»: від надходження до списання на конкретну техніку, зміну, маршрут і працівника.

Нижче розберемо, з чого складаються сучасні СОП, як вони працюють, які види існують, які помилки допускають під час впровадження, а також наведемо економіку окупності та практичні кейси для українського ринку.

1) Що таке система обліку пального

СОП — це комплекс обладнання й ПЗ, який:

• фіксує надходження, зберігання, видачу і списання пального;

• забезпечує ідентифікацію техніки/водіїв/змін;

• формує звіти, аналітику та інтеграції з бухгалтерією (1С/ERP) і GPS-моніторингом.

Ключові цілі впровадження

• зменшення втрат і виключення зловживань;

• прозора та швидка звітність (облік у реальному часі);

• контроль норм витрати по маршрутах і роботах;

• підвищення дисципліни персоналу;

• скорочення операційних витрат на 10–35%.

2) Типові проблеми без СОП

1. Ручний облік у блокноті чи Excel → помилки, запізнілі дані, розбіжності.

2. Вільна «роздача» пального без ідентифікації → системні втрати.

3. Зливи та «випаровування» (особливо на розосереджених об’єктах).

4. Непрозорі норми та завищені списання.

5. Відсутність інтеграції з GPS і бухгалтерією → подвійне введення даних.

Навіть 5–10 л «розбіжності» щоденно при автопарку 20–30 одиниць дають сотні тисяч гривень збитків за рік.

3) Складові сучасної системи

3.1. Ємності для зберігання

• IBC (єврокуби) 600–1000 л — мобільні рішення, міні-АЗС.

• Наземні резервуари 2 000–50 000 л — сталеві або полімерні.

• Двостінні резервуари з піддоном-уловлювачем, контролем протікань.

3.2. Насосні вузли

• 12/24 В — для мобільних комплектів;

• 220 В — для стаціонарних міні-АЗС;

• 380 В — для високої продуктивності на базах ПММ.

3.3. Лічильники (витратоміри)

• Механічні — бюджетний базовий контроль.

• Електронні імпульсні — передають імпульси до контролера/ПЛК.

• Прецизійні — для високої точності й комерційного обліку.

3.4. Контролери/термінали видачі

• Ідентифікація: RFID-ключі/картки, PIN-коди, іноді QR/біометрія.

• Ліміти за технікою, водіями, маршрутами, змінами.

• Журнал подій: хто, коли, скільки і куди заправив.

3.5. Датчики рівня

• Гідростатичні/радарні/ультразвукові, що контролюють залишки, тренди, «нетипові» падіння рівня, температуру пального.

3.6. Програмне забезпечення

• онлайн-кабінет або локальний софт;

• звіти «Видачі/залишки/надходження», аналітика по техніці, змінах;

• інтеграції з GPS (зіставлення пробігу/мотогодин з витратою) і 1С/ERP.

4) Як це працює покроково

1. Надходження: приймання партії пального, занесення у систему, прив’язка до резервуара.

2. Зберігання: датчик рівня веде безперервний моніторинг; система фіксує аномалії.

3. Ідентифікація: водій/техніка авторизуються на терміналі (RFID/PIN).

4. Видача: насос подає через лічильник; обсяг/час/ідентифікатор пишуться в журнал.

5. Списання: дані автоматично потрапляють у звіти й бухгалтерію.

6. Аналітика: KPI по машинах/дільницях, контроль норм, сповіщення про перевищення.

5) Види систем обліку

6) Де впроваджують в Україні

7) Економічний ефект: звідки береться економія 10–35%

• Припинення зловживань: без авторизації — без видачі.

• Ліміти за технікою і змінами: немає «лівих» заправок.

• GPS-звірка: пробіг/мотогодини vs видані літри.

• Точність вимірювання: мінус ручні помилки.

• Операційна дисципліна: прозорість мотивує.

Приклад розрахунку окупності

• Автопарк: 25 авто

• Середньомісячна витрата: 12 000 л

• Ціна ДП: 60 грн/л

• Середні втрати без СОП: 8% = 960 л/міс = 57 600 грн/міс

• Вартість системи: ~150 000 грн

• Окупність: 2,5–3,0 місяця

8) Ідентифікація та доступ

• RFID-ключі/картки (персональні, з прив’язкою до техніки).

• PIN-коди (простий, швидкий варіант або комбо з RFID).

• QR/біометрія (рідше, для об’єктів з підвищеною безпекою).

• Ліміти: за зміною, рейсом, маршрутом, видом робіт.

9) Інтеграції: GPS, 1С/ERP, безпека

• GPS-моніторинг: порівняння пробігу, простоїв, мотогодин із фактом видачі.

• 1С/ERP: автоматичне формування накладних/вимого-накладних, звірка з нормами.

• Відеофіксація/СКУД: зв’язка подій видачі з відео та доступом на майданчик.

10) Звіти та аналітика для керівництва

• Залишки та обороти по резервуарах;

• Видачі за період (по працівнику, техніці, об’єкту, зміні);

• Перевищення норм (алерти в Telegram/e-mail);

• Карта заправок і «теплові» точки витрат;

• Рейтинги економічності техніки/водіїв.

11) Фільтрація та якість пального

Недооцінка фільтрації призводить до зростання витрати через знос форсунок і насосів високого тиску. Рішення:

• Сепарація води (Water Captor/аналогічні);

• Ступені фільтрації 5–30 мкм залежно від задачі;

• Контроль вологості та періодична заміна картриджів;

• Облік партій: звідки, коли, хто заправив.

12) Нормативні аспекти в Україні (огляд)

• Податковий кодекс України (облік ПММ, первинка).

• Галузеві норми витрати пального для автотранспорту.

• Вимоги до складів ПММ і резервуарного господарства (безпека).

• Метрологія лічильників (калібрування/повірка за потреби).

• Пожежна безпека, заземлення, знаки/інструктаж.

СОП спрощує збір первинних даних, підготовку звітів і внутрішній аудит.

13) Типові помилки при впровадженні

1. Купівля «заліза» без проекту: не враховано пікові навантаження, в’язкість, відстані, температурні режими.

2. Лічильник «аби рахував»: недооцінка точності/сумісності з дизелем/бензином.

3. Відсутність інтеграції з GPS/1С → подвійне введення.

4. Немає навчання персоналу → «обхід» правил.

5. Немає сервісу/калібрування → дрейф показань, фальшиві «економії».

14) Покроковий план впровадження

1. Аудит: техніка, обсяги, локації, існуючі процеси.

2. Проект: схеми трубопроводів, вибір насосів/лічильників/датчиків, сценарії доступу.

3. ТЗ на інтеграції: GPS, 1С/ERP, повідомлення.

4. Монтаж і пусконалагодження: тест-видачі, калібрування.

5. Навчання: ролі, ліміти, відповідальні особи, процедури.

6. Експлуатація: регламент ТО, заміна фільтрів, щоквартальна звірка.

7. Аналіз KPI: економія, відхилення, дисципліна, план поліпшень.

15) Практичні кейси

Аграрна компанія, Центр України

• 30 000 л/міс, польові заправки від міні-АЗС.

• Контролер з RFID, імпульсний лічильник, датчик рівня + хмарний кабінет.

• –27% втрат протягом першого сезону; окупність за 3 місяці.

Будівельна група, Київська область

• 18 одиниць техніки, 5 розосереджених майданчиків.

• Мобільні комплекти 12/24 В, централізовані ліміти, сповіщення в месенджер.

• –60% часу на зведення звітів у бухгалтерії; мінус «нічні» видачі.

Логістика, Захід України

• Інтеграція з GPS і 1С; контроль рейсів і норм.

• Зріз шахрайських схем «підзаправок» на сторонніх АЗС.

• Економія 18–22% витрат на ПММ за пів року.

16) Технічні нюанси і лайфхаки

• Точність лічильника: орієнтуйтесь на ±0,5…1,0% для дизеля; для бензину — перевіряйте ATEX-сумісність вузлів.

• Кабелі/заземлення: критично для безпеки та коректної імпульсної передачі.

• Зимові сценарії: підігрів/ізоляція, фільтри 30–144 мкм для «важкого» пального, антигель.

• Імпорт даних: підготуйте шаблони техніки/водіїв/норм для масового завантаження в софт.

• Алгоритми лімітів: денні/змінні/проектні; винятки — тільки через затвердження керівника.

• Контроль якості: періодичні лабораторні проби + журнали партій.

• Резервні сценарії: робота офлайн з буферизацією подій і синхронізацією після відновлення зв’язку.

17) Безпека та комплаєнс

• Іскробезпечна арматура для бензину/легких фракцій.

• Клапани, дихальні пристрої, відсічні крани.

• Протипожежні відстані, знаки, інструктаж, вогнегасники.

• Періодичний аудит системи і журнал інцидентів.

18) Що обрати: локально чи хмара?

Гібрид часто дає найкращий баланс: локальна видача + хмарна аналітика.

19) Чек-ліст для керівника перед стартом

1. Ми знаємо реальні обсяги та пікові навантаження?

2. Прописані ролі та ліміти?

3. Обрані лічильники під пальне/в’язкість/температуру?

4. Є інтеграції з GPS/1С/ERP у ТЗ?

5. Хто відповідає за адміністрування та навчання?

6. Є регламент ТО і повірки?

7. Як будемо вимірювати економічний ефект (базові метрики)?

20) Висновки

Сучасні системи обліку пального — це не просто «лічильник на шланзі». Це комплекс управління витратами, дисципліною та ризиками. Правильно підібрана й впроваджена СОП:

• знижує витрати на ПММ на 10–35%;

• забезпечує прозорість для керівництва та аудиту;

• прискорює звітність і інтегрується з наявними ІТ-системами;

• окупається за 2–4 місяці навіть на середніх парках техніки.